caja de recepcion

TIPOS DE SISTEMAS DEL CONTROL DE CUENTAS DE LOS HUÉSPEDES

Computarizado (con programa de caja)
Caja registradora
Sistema electro-mecánico
Sistema manual

• PAPELERIA UTILIZADA

Facturas
Sobre de concentración
Vale de caja
Recibo de pago anticipado
Ajuste
Cargo de misceláneos
Traspasos
Caja de seguridad
Informe de cajero
Pagarés para tarjetas de crédito
Sobres de despedida
Pases de salida
Cambio de dólares
Depósito de cajeros

• ARTÍCULOS, APARATOS E INSTRUMENTOS
  

Caja registradora
Computadora
Cajón para guardar dinero
Llave de caja
Llave maestra de las cajas de seguridad
Porta-cargos de huéspedes
Maquinas para tarjeta de crédito
Sello de llave entregada

• PRIORIDAD EN EL PAGO
  
• PRIORIDADES DE ENTRADA
  

Tarjeta de crédito internacional
Tarjeta de crédito nacional
Efectivo

• PRIORIDADES EN LA SALIDA
  

Sugerir el efectivo
Tarjeta de crédito internacional
Tarjeta de crédito nacional

• MANEJO DE LAS TARJETAS DE CRÉDITO
  

Procedimientos para el manejo de una tarjeta de crédito:
Observar la vigencia de la tarjeta
Comparar los nombres de la tarjeta crediticia y el de la tarjeta de registro
Seleccionar el Boucher y la maquina adecuados
Maquinar la tarjeta y observar que los datos estén completos.
Solicitar la firma del huésped
Comparar la firma de la tarjeta

• MANEJO DE CHEQUES DE VIAJERO

Puntos importantes de este cheque:
No tienen vencimiento
Se firman por primera vez al comprarlos
Se firman por segunda vez en presencia del cajero en el momento del pago
Evitar que el huésped firme con plumones
Tomar en cuenta el tipo de cambio internacional
Solicitar identificación al huésped

• CHEQUES Y GIROS

Mayoritariamente los cheques no son aceptados en los hoteles sin embargo, pueden tener algunas excepciones dependiendo de la compañía o del alto status de los ejecutivos que lo firman

• CUPONES
  

Existen contratos realizados entre el hotel y las agencias de viaje para que el huésped pague a través de cupones que le entrega la agencia de viaje.

•  AJUSTES EN LAS CUENTAS DE LOS HUÉSPEDES

Esto trata de el reajuste de la cuente del huésped cuando se le a cobrado mal y se debe explicar el porque o la razón del ajuste.

• CUENTAS POR COBRAR
  

Se refieren a los cargos que no se han cobrado después de la salida del huésped el hotel por lo tanto se envían para su cobro posterior en un determinado lugar

• CUENTAS MAESTRAS
  

Es una cuenta que será pagada por la compañía o por la agencia de viajes solo cuando sean grupos grandes entre 40 y 60 personas

• MANEJO DEL FONDO DE CAJA

Esto depende directamente de la política de cada hotel, pero entre los rasgos mas importantes que se deben considerar son:
Debe ser recibido y entregado al inicio al final por cada cajero
No se pueden incluir vales sin autorización
Todo vale tiene carácter temporal, máximo un día
Este fondo no estará integrado por grandes cantidades
En los hoteles fronterizos es recomendable tener dos fondos uno en moneda nacional y otro en dólares
Se debe tener una lista de personal autorizado para expedir los vales de caja

•  RECIBOS DE PAGO ANTICIPADO
  

Estos son los pagos que el huésped hace sin tener una cuenta abierta y solo se inclina pagar por anticipado los servicios que vaya requerir principalmente hospedaje, y cuando requiera un servicio de restaurante se le recordar el deber pagar en efectivo en el mismo momento

• CAMBIOS DE HABITACIÓN

El cajero se encargará de hacerlos cambios y las modificaciones pertinentes a la cuenta del huésped:
Cambiar los cargos al nuevo lugar respectivo
Modificar el número en los comprobantes
Avisar al departamento encargado del serví-bar para que detecte los cargos pendientes
Avisar al departamento de teléfonos para ver la posibilidad de que la extensión de la habitación desocupada tener acceso directo a llamadas
En caso de que el huésped tenga una caja de seguridad, es preciso hacer las modificaciones necesarias

•  SALIDA  DE COMPROBANTES Y DOCUMENTOS DE LA CAJA
  

Esto se refiere a la salida de documentos o facturas que requiera algún ejecutivo del hotel, por ello, el cajero debe anotar y extender un recibo pues su responsabilidad al cuidar dichos documentos en es mucha

• CARGOS A LAS CUENTAS DE HUÉSPEDES

El cajero antes de realizarlos cargos debe verificar cuenta 4 puntos:
Que el huésped tenga crédito
Que el cargo no solo tenga el número de habitación sino también el número del nombre del mismo
El numero de habitación y del huésped
Que la firma que aparece en la nota de cargo y la firma del registro coincidan

•  TRASPASOS
  

ESTO ES SIMPLEMENTE QUITAR UN CARGO DE UNA CUENTA A OTRA

• LA SALIDA DEL HUÉSPED
  

Aquí el cajero debe seguir los siguientes pasos:
Solicitar al huésped la llave de su habitación
Pedir al huésped los artículos que el hotel le presto
Revisar los cargos pendientes
Enviar a una persona a hacer un inventario a la habitación
Pedir la tarjeta de crédito al huésped y cobrar, regresar el Boucher anterior al cliente
Preguntar a nombre de quien se realizara la factura
Invitar al huésped un formato de evaluación del servicio
Entregar al huésped la factura y en ocasiones el pase e salida
Despedir al cliente amablemente con palabras gentiles y gratificantes

• SALIDAS TARDE
  

Si el huésped sale después de su hora de salida, el cajero procederá a cargarle el monto respectivo

•  REVISIÓN DIARIA DEL CRÉDITO  
  

Todos los días se deben revisarlos estados de cuenta de todos los huéspedes registrados en el hotel, siguiendo los siguientes aspectos:
Cuentas que los huéspedes que al llegar dejaron un depósito y este ya se agoto con los cargos respectivos
Cuentas con saldos de cero, cuyos huéspedes ya salieron del hotel sin haber pasado por la caja
Limites de piso de las tarjetas de crédito de los huéspedes en transito
Boucher de tarjetas de crédito
Saldos altos
Aplicación correcta de tarifas
Descuentos y cortesías autorizadas
Saldos a favor de clientes que ya salieron y no pasaron por la caja
Aplicación correcta de los depósitos enviados antes de la llegada del cliente
Aplicación de medias rentas
Revisión de cupones
Revisión de cuentas maestras
Habitaciones con noches de cortesía

 

funciones de caja de recepcion

1. Explicar por que es importante el departamento de recepción.

Por que es el centro de operaciones de todo el hotel.

2. Mencionar el material y equipo de trabajo que se utiliza en el departamento de recepción.

Mueble de recepción, computadora con sistema hotelero, cerillos del hotel, directorio telefónico, formas impresas, racks numérico, plumas, conmutador telefónico, sellos.

3. Para el control del estado de las habitaciones, que tipo de sistemas se utilizan actualmente.

Computarizado y Manual.

4. Que aspectos deben incluir un sistema de cómputo en recepción.

➢ Estado de cada habitación.
➢ Información de huéspedes por habitación.
➢ Listas de grupos.
➢ Cambio de habitación.
➢ Salidas.
➢ Facturación.
➢ Saldos altos.
➢ Control cuenta de huéspedes.
➢ Cancelaciones

5. A través de que, se opera el sistema manual de control de habitaciones.

➢ Racks y Tirillas
➢ Hoja diaria de control.
➢ Libreta de control.

6. Mencionar las formas impresas mas utilizadas en recepción.

➢ Tarjeta de registro.
➢ Factura.
➢ Recado telefónico.
➢ Reservaciones.
➢ Requisición de cortesías.
➢ Control de quejas de Huéspedes.

7. Cuales son los tipos de libretas que se utilizan en recepción.

➢ Libreta de pendientes entre los tres turnos.
➢ Libreta de pendientes del cajero de recepción.
➢ Libreta de quejas y sugerencias de huéspedes.
➢ Libreta de control de facturas (sistema de control manual).
➢ Libretas de cambio de habitación. (sistema de control manual).

8. Que otros materiales se utilizan en recepción.

➢ Llaves
➢ Llaves maestras
➢ Reloj de pared
➢ Computadora con sistema
➢ Palomar

control de efectivo

control del interior de un hotel